ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMASI, İMHASI VE ANANONİMLEŞTİRİLMESİ POLİTİKASI

1. AMAÇ VE KAPSAM

Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”), ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ tarafından (“Hastane” olarak anılacaktır.) gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.

Hastane olarak temel prensibimiz; hastane hastaları, çalışanları, çalışan adayları, ziyaretçileri ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel verilerin T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve diğer ilgili mevzuatlara uygun olarak işlenmesidir. Bu kapsamda ilgili kişilerin hak kaybına uğramaması ve haklarına etkin bir şekilde kullanması öncelik olarak belirlenmiştir.

İşbu hazırlanan Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu, 28.10.2017 tarih ve 30224 Sayılı Resmî Gazetede yürürlüğe giren Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik (“Yönetmelik”) ve diğer mevzuat hükümlerine uyumlu şekilde hazırlanmıştır.

2. TANIMLAR 

Alıcı Grubu : Veri sorumlusu tarafından kişisel verilerin aktarıldığı gerçek veya tüzel kişi kategorisi.

Açık Rıza : Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme : Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Personel : ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ personeli.

Elektronik Ortam : Kişisel verilerin elektronik aygıtlar ile oluşturulabildiği, okunabildiği, değiştirilebildiği ve yazılabildiği ortamlar

Elektronik Olmayan Ortam : Elektronik ortamların dışında kalan tüm yazılı, basılı, görsel vb. diğer ortamlar.

Hizmet Sağlayıcı : Kişisel Verileri Koruma Kurumu ile belirli bir sözleşme çerçevesinde hizmet sağlayan gerçek veya tüzel kişi.

İlgili Kişi : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İlgili Kullanıcı : Verilerin teknik olarak depolanması, korunması ve yedeklenmesinden sorumlu olan kişi ya da birim hariç olmak üzere veri sorumlusu organizasyonu içerisinde veya veri sorumlusundan aldığı yetki ve talimat doğrultusunda kişisel verileri işleyen kişiler

İmha : Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

Kanun : 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kayıt Ortamı : Tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen kişisel verilerin bulunduğu her türlü ortam.

Kişisel Veri : Kişiyi belirli veya belirlenebilir kılan her türlü bilgi.

Kişisel Veri İşleme Envanteri : Veri sorumlularının iş süreçlerine bağlı olarak gerçekleştirmekte oldukları kişisel verileri işleme faaliyetlerini; kişisel verileri işleme amaçları ve hukuki sebebi, veri kategorisi, aktarılan alıcı grubu ve veri konusu kişi grubuyla ilişkilendirerek oluşturdukları ve kişisel verilerin işlendikleri amaçlar için gerekli olan azami muhafaza edilme süresini, yabancı ülkelere aktarımı öngörülen kişisel verileri ve veri güvenliğine ilişkin alınan tedbirleri açıklayarak detaylandırdıkları envanter

Kişisel Verilerin İşlenmesi : Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul : Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Özel Nitelikli Kişisel Veri : Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Periyodik İmha : Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda kişisel verileri saklama ve imha politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ’sen gerçekleştirilecek silme, yok etme veya anonim hale getirme işlemi.

Politika : Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası

Veri İşleyen : Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri Kayıt Sistemi : Kişisel verilerin belirli kriterlere göre yapılandırılarak işlendiği kayıt sistemi.

Veri Sorumlusu : Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasında ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi: Veri sorumlularının Sicile başvuruda ve Sicile ilişkin ilgili diğer işlemlerde kullanacakları, internet üzerinden erişilebilen, Başkanlık tarafından oluşturulan ve yönetilen bilişim sistemi.

VERBİS : Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi

Yönetmelik : 28 Ekim 2017 tarihli Resmî Gazetede yayımlanan Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik.

3. KAYIT ORTAMLARI

Aşağıdaki tablo, ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ tarafından saklanan kişisel verilerin hangi ortamlarda kayıt altına alındığını göstermektedir. Hastanemiz tarafından saklanan kişisel veriler niteliğine ve hukuki durumuna göre en uygun kayıt ortamında saklanır.

Veri Kayıt Ortamı :

Elektronik Ortamlar

• Sunucular (Etki alanı, yedekleme, eposta, veri tabanı, web, dosya paylaşım, vb.)

• Yazılımlar (hastane otomasyon sistemleri yazılımları)

• Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, saldırı tespit ve engelleme, günlük kayıt dosyası, anti virüs vb.)

• Hastane bilgisayarları (Masaüstü, dizüstü)

• Optik diskler (CD, DVD vb.)

Elektronik Olmayan Ortamlar

• Kâğıt

• Manuel veri kayıt sistemleri (Not defterleri, Telefon Rehberleri vb.)

• Yazılı, basılı, görsel ortamlar

 

4. SORUMLULUK VE GÖREV DAĞILIMLARI 

Yönetmeliğin 6. maddesinin f bendi uyarınca kişisel verilerin saklanmasında ve imha süreçlerinde yer alan kişilerin unvanlarının, görevlerinin ve birimlerinin belirtilmesi gerektiği düzenleme altına alınmıştır. Bu kapsamda kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesinin ve erişilmesinin önlenmesi, kişisel verilerin hukuka uygun saklanmasının sağlanması amacıyla veri güvenliği, saklama ve imha süreçlerinin yönetimi, teknik ve idari tedbirlerini alınması konularında hastane bünyesinde bulunan kişilere ait birimleri belirtilmiştir.

Hasta Kabul Sorumlusu, Başhemşire, Yenidoğan /Erişkin Yoğun Bakım Sorumluları, Anlaşmalı Kurumlar Sorumlusu, Laboratuvar Sorumlusu, Radyoloji Sorumlusu, Bilgi İşlem Sorumlusu, Acil Servis Sorumlusu, Anestezi Sorumlusu, İnsan Kaynakları Sorumlusu

5. SAKLAMA VE İMHAYA İLİŞKİN AÇIKLAMALAR 

Hastane içerisinde, hizmet verilen kişilere ait kişisel veriler, Kanunun belirtmiş olduğu hususlara uygun olarak işlenmekte ve işbu politikada belirtilen kayıt ortamlarında saklanmakla beraber yine bu politikada belirtilen şekilde imha edilmektedir. Ayrıca hastanemiz personellerine ilişkin kişisel verileri saklamakta ve imha etmektedir.

Kişisel veriler, Kanun’un 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartlarından birine veya birkaçına dayalı olarak saklanmakta ve bu kapsamda, kişisel verilerin işlenmesi için belirtilen şartların geçerliliği süresince kişisel veriler saklanmakta, söz konusu işleme şartları sona erdiğinde veya ilgili kişinin hastanemize başvurusu üzerine, (Hastanemizin riayet etmesi gereken diğer hukuki yükümlülükleri kontrol edildikten sonra) talep üzerine saklanmakta olan kişisel veriler silinmekte, imha edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Saklamayı Gerektiren Hukuki Sebepler 

Hastane faaliyetleri çerçevesinde işlenen kişisel veriler, ilgili mevzuatta öngörülen süre kadar muhafaza edilir. Bu kapsamda kişisel veriler;

⦁ 4857 sayılı İş Kanunu,

⦁ 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu,

⦁ 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu,

⦁ 6502 sayılı Tüketicinin Korunması Hakkında Kanun,

⦁ 3308 sayılı Mesleki Eğitim Kanunu,

⦁ 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu,

⦁ 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu,

⦁ 213 sayılı Vergi Usul Kanunu,

⦁ 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu,

⦁ 3359 sayılı Sağlık Hizmetleri Temel Kanunu,

⦁ 663 sayılı Sağlık Bakanlığı ve Bağlı Kuruluşlarının Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun Hükmünde Kararname,

⦁ 29399 sayılı Sağlıkta Kalitenin Geliştirilmesi ve Değerlendirilmesine Dair Yönetmelik,

⦁ Özel Hastaneler Yönetmeliği,

⦁ Kişisel Sağlık Verilerinin İşlenmesi ve Mahremiyetinin Korunması Yönetmeliği

⦁ Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik

⦁ Bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler çerçevesinde öngörülen saklama süreleri kadar saklanmaktadır.

 

 

Saklamayı Gerektiren İşleme Amaçları 

Hastane, faaliyetleri çerçevesinde işlemekte olduğu kişisel verileri belirli amaçlar doğrultusunda saklamaktadır. Bu kapsamda amaçlar aşağıda sayılmıştır.

İnsan Kaynakları Süreçlerinin Planlanması

İnsan kaynakları faaliyetlerinin-süreçlerinin yürütülmesi

Hasta tanı-tedavi süreçlerinin yürütülmesi

Performans Değerlendirme Süreçlerinin Yürütülmesi

Müşteri / Hasta Memnuniyetine Yönelik Aktivitelerin Yürütülmesi

İş Süreçlerinin İyileştirilmesine Yönelik Önerilerin Alınması Ve Değerlendirilmesi

Mal / Hizmet Satın Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

Faaliyetlerin Mevzuata Uygun Yürütülmesi

Erişim Yetkilerinin Yürütülmesi

Saklama Ve Arşiv Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Risk Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

İç Denetim/ Soruşturma / İstihbarat Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Kurum içi yönlendirmenin yapılması

Bilgilendirme ve onam işlemlerinin yerine getirilmesi

Bilgi paylaşımı süreçlerinin yürütülmesi

Raporlama ve istatistik faaliyetlerinin yürütülmesi

Sözleşmeden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi

Durum bildirir rapor verilmesi

Yetkili Kişi, Kurum Ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

Hasta kayıt süreci faaliyetlerinin yürütülmesi

Ziyaretçi Kayıtlarının Oluşturulması Ve Takibi

Yabancı Personel Çalışma Ve Oturma İzni İşlemleri

Talep / Şikayetlerin Takibi

İş Faaliyetlerinin Yürütülmesi / Denetimi

Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

Finans Ve Muhasebe İşlerinin Yürütülmesi

Eğitim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Çalışanlar İçin İş Akdi Ve Mevzuattan Kaynaklı Yükümlülüklerin Yerine Getirilmesi

Çalışan Memnuniyeti Ve Bağlılığı Süreçlerinin Yürütülmesi

Çalışan Adaylarının Başvuru Süreçlerinin Yürütülmesi

Bilgi Güvenliği Süreçlerinin Yürütülmesi

Acil Durum Yönetimi Süreçlerinin Yürütülmesi

Hasta/hizmet alan beslenme ve diyet programı süreçlerinin yürütülmesi

Hasta kimlik tespiti ve hasta kimlik doğrulaması

Randevu taleplerinin oluşturulması

Yetkili Kişi, Kurum ve Kuruluşlara Bilgi Verilmesi

İletişim Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Raporlama ve istatistik faaliyetlerinin yürütülmesi

Yetenek / Kariyer Gelişimi Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Görevlendirme süreçlerinin yürütülmesi,

Çalışanlar için Yan Haklar ve Menfaatleri Süreçlerinin Yürütülmesi

Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi

Doğabilecek uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilmesi

Fiziksel Mekan Güvenliğinin Temini

Veri Sorumlusu Operasyonlarının Güvenliğinin Temini

İş Sağlığı / Güvenliği Faaliyetlerinin Yürütülmesi

Tıbbi, teşhis, tedavi ve bakım hizmetlerinin yürütülmesi

Hasta / Hizmet Alan Hizmet Alım Süreçlerinin Yürütülmesi

Hasta tedavi süreçlerinin yürütülmesi

İmhayı Gerektiren Sebepler

Kişisel veriler;

⦁ İşlenmesine esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

⦁ İşlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

⦁ Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin açık rızasını geri alması,

⦁ Kanunun 11‘inci maddesi gereği ilgili kişinin hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi ve yok edilmesine ilişkin yaptığı başvurunun hastane tarafından kabul edilmesi,

⦁ Hastanenin, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabı yetersiz bulması veya Kanunda öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kişisel Verileri Koruma Kurumuna şikâyette bulunması ve bu talebin Kurum tarafından uygun bulunması,

⦁ Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olması ve kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

⦁ İlgili mevzuatlarda yer alan saklama sürelerinin sona ermesi,

Durumlarında, hastane tarafından ilgili kişinin talebi üzerine silinir, yok edilir ya da re ’sen silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

6. KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİ ŞEKİLDE SAKLANMASI, HUKUKA AYKIRI İŞLENMESİ VE ERİŞİMİNİN ÖNLENMESİ İÇİN ALINMIŞ TEKNİK VE İDARİ TEDBİRLER

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, kişisel verilerin güvenli bir şekilde saklanması ile hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi için ilgili kişisel veri ile tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Ayrıca hastanemiz, Kanunun 12. Maddesiyle Kanunun 6‘ncı maddesi dördüncü fıkrası gereği özel nitelikli kişisel veriler için Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından belirlenerek ilan edilen yeterli önlemler çerçevesinde teknik ve idari tedbirler de almaktadır.

İşbu tedbirler, bunlarla kısıtlı olmamak üzere, ilgili kişisel verinin ve tutulduğu ortamın niteliğine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki idari ve teknik tedbirleri kapsar.

6.1. Teknik Tedbirler

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

⦁ Ağ güvenliği ve uygulama güvenliği sağlanmaktadır.

⦁ Ağ yoluyla kişisel veri aktarımlarında kapalı sistem ağ kullanılmaktadır.

⦁ Anahtar yönetimi uygulanmaktadır.

⦁ Bilgi teknolojileri sistemleri tedarik, geliştirme ve bakımı kapsamındaki güvenlik önlemleri alınmaktadır.

⦁ Bulutta depolanan kişisel verilerin güvenliği sağlanmaktadır.

⦁ Çalışanlar için yetki matrisi oluşturulmuştur.

⦁ Erişim logları düzenli olarak tutulmaktadır.

⦁ Gerektiğinde veri maskeleme önlemi uygulanmaktadır.

⦁ Görev değişikliği olan ya da işten ayrılan çalışanların bu alandaki yetkileri kaldırılmaktadır.

⦁ Güncel anti-virüs sistemleri kullanılmaktadır.

⦁ Güvenlik duvarları kullanılmaktadır.

⦁ Kişisel veriler yedeklenmekte ve yedeklenen kişisel verilerin güvenliği de sağlanmaktadır.

⦁ Kullanıcı hesap yönetimi ve yetki kontrol sistemi uygulanmakta olup bunların takibi de yapılmaktadır.

⦁ Log kayıtları kullanıcı müdahalesi olmayacak şekilde tutulmaktadır.

⦁ Özel nitelikli kişisel veriler elektronik posta yoluyla gönderilecekse mutlaka şifreli olarak ve KEP veya kurumsal posta hesabı kullanılarak gönderilmektedir.

⦁ Saldırı tespit ve önleme sistemleri kullanılmaktadır.

⦁ Siber güvenlik önlemleri alınmış olup uygulanması sürekli takip edilmektedir.

⦁ Şifreleme yapılmaktadır.

⦁ Veri kaybı önleme yazılımları kullanılmaktadır.

6.2 İdari Tedbirler

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, kişisel verilerin saklandığı tüm ortamların ilgili verinin ve verinin tutulduğu ortamın niteliklerine uygun olarak aşağıdaki idari tedbirleri almaktadır:

• Çalışanlar için veri güvenliği hükümleri içeren disiplin düzenlemeleri mevcuttur.
• Çalışanlar için veri güvenliği konusunda belli aralıklarla eğitim ve farkındalık çalışmaları yapılmaktadır.
• Erişim, bilgi güvenliği, kullanım, saklama ve imha konularında kurumsal politikalar hazırlanmış ve uygulamaya başlanmıştır.
• Gizlilik taahhütnameleri yapılmaktadır.
• İmzalanan sözleşmeler veri güvenliği hükümleri içermektedir.
• Kişisel veri güvenliği politika ve prosedürleri belirlenmiştir.
• Kişisel veri güvenliği sorunları hızlı bir şekilde raporlanmaktadır.
• Kişisel veri güvenliğinin takibi yapılmaktadır.
• Kişisel veri içeren fiziksel ortamların dış risklere (yangın, sel vb.) karşı güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veri içeren ortamların güvenliği sağlanmaktadır.
• Kişisel veriler mümkün olduğunca azaltılmaktadır.
• Kurum içi periyodik ve/veya rastgele denetimler yapılmakta ve yaptırılmaktadır.
• Mevcut risk ve tehditler belirlenmiştir.
• Özel nitelikli kişisel veri güvenliğine yönelik protokol ve prosedürler belirlenmiş ve uygulanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının veri güvenliği konusunda belli aralıklarla denetimi sağlanmaktadır.
• Veri işleyen hizmet sağlayıcılarının, veri güvenliği konusunda farkındalığı sağlanmaktadır.

7. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA TEKNİKLERİ 

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, Kanuna ve sair mevzuatı ile Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak sakladığı kişisel verileri, verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde ilgili kişinin talebi doğrultusunda ya da işbu Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen süreler içinde re ’sen siler, yok eder veya anonim hale getirir.

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, tarafından kullanılan silme, yok etme ve anonim hale getirme teknikleri aşağıda sıralanmaktadır:

7.1 Silme Yöntemleri

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler silinir.

Fiziksel Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri

Karartma : Fiziksel ortamda bulunan kişisel veriler karartma yöntemi kullanılarak silinir. Karartma işlemi, ilgili evrak üzerindeki kişisel verilerin, mümkün olan durumlarda kesilmesi, mümkün olmayan durumlarda ise geri döndürülemeyecek ve teknolojik çözümlerle okunamayacak şekilde sabit mürekkep, kullanılarak görünemez hale getirilmesi şeklinde yapılır.

Bulut ve Yerel Dijital Ortamda/ Yazılımlarda Tutulan Kişisel Veriler İçin Silme Yöntemleri : Yazılımdan güvenli olarak silme Bulut ortamda ya da yerel dijital ortamlarda tutulan kişisel veriler saklanması gerektiren sürenin sona ermesiyle veri tabanı yöneticisi hariç diğer ilgili çalışanların hiçbir şekilde erişemeyeceği şekilde dijital komutla silinir ve tekrar kullanılamaz hale getirilir.

Sunucularda Yer Alan Kişisel Veriler: Erişim yetkisini kaldırarak silme Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve silme işlemi yapılır.

7.2 Yok Etme Yöntemleri

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler yok edilir.

Fiziksel/Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri: Fiziksel yok etme Matbu ortamda tutulan belgeler evrak imha makineleri ile tekrar bir araya getirilemeyecek şekilde yok edilir.

Yerel Dijital Ortamda ve Sunucularda Tutulan Kişisel Veriler İçin Yok Etme Yöntemleri: 

Fiziksel Yok Etme: Kişisel veri barındıran optik ve manyetik medyanın eritilmesi, yakılması veya toz haline getirilmesi gibi fiziksel olarak yok edilmesi işlemidir. Optik veya manyetik medyayı eritmek, yakmak, toz haline getirmek ya da bir metal öğütücüden geçirmek gibi işlemlerle verilerin erişilmez kılınması sağlanır.

De-manyetize Etme (degauss): Manyetik medyanın yüksek manyetik alana maruz bırakılması ile üzerindeki verilerin okunamaz biçimde bozulması işlemidir.

Üzerine Yazma: Manyetik medya ve yeniden yazılabilir optik medya üzerine en az yedi kez 0 ve 1’lerden oluşan rastgele veriler yazılarak eski verinin okunmasının ve kurtarılmasının önüne geçilir.

Erişim Yetkisini Kaldırarak Yok Etme: Sunucularda yer alan kişisel verilerden saklanmasını gerektiren süre sona erenler için sistem yöneticisi tarafından ilgili kullanıcıların erişim yetkisi kaldırılır ve bir daha ulaşılamayacak şekilde yok etme işlemi yapılır

7.3 Anonimleştirme Yöntemleri

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ kişisel verileri, uygun tekniklerin kullanılması yoluyla dahi kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemez hale getirir.

Aşağıda yer alan tabloda verilen yöntemlerle kişisel veriler anonim hale getirir.

Fiziksel/Matbu Ortamda Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale Getirme Yöntemleri 

Değişkenleri Çıkarma: İlgili kişiye ait kişisel verilerin içerisinde yer alan ve ilgili kişiyi herhangi bir şekilde tespit etmeye yarayacak doğrudan tanımlayıcıların bir ya da birkaçının çıkarılmasıdır.

Bu yöntem kişisel verinin anonim hale getirilmesi için kullanılabileceği gibi, kişisel veri içerisinde veri işleme amacına uygun düşmeyen bilgilerin bulunması halinde bu bilgilerin silinmesi amacıyla da kullanılabilir.

Bölgesel Gizleme: Kişisel verilerin toplu olarak anonim şekilde bulunduğu veri tablosu içinde istisna durumda olan veriye ilişkin ayırt edici nitelikte olabilecek bilgilerin silinmesi işlemidir.

Genelleştirme: Birçok kişiye ait kişisel verinin bir araya getirilip, ayırt edici bilgileri kaldırılarak istatistiki veri haline getirilmesi işlemidir.

Alt ve Üst Sınır Kodlama / Global Kodlama: Belli bir değişken için o değişkene ait aralıklar tanımlanarak kategorilendirilir. Değişken sayısal bir değer içermiyorsa bu halde değişken içindeki birbirine yakın veriler kategorilendirilir. Aynı kategori içinde kalan değerler birleştirilir.

Mikro Birleştirilme: Bu yöntem ile veri kümesindeki bütün kayıtlar öncelikle anlamlı bir sıraya göre dizilip sonrasında bütün küme belirli bir sayıda alt kümelere ayrılır. Daha sonra her alt kümenin belirlenen değişkene ait değerinin ortalaması alınarak alt kümenin o değişkenine ait değeri ortalama değer ile değiştirilir. Bu sayede veri içerisinde bulunan dolaylı tanımlayıcılar bozulmuş olacağından, verinin ilgili kişiyle ilişkilendirilmesi zorlaştırılır.

Veri Karma ve Bozma: Kişisel veri içerisindeki doğrudan ya da dolaylı tanımlayıcılar başka değerlerle karıştırılarak ya da bozularak ilgili kişi ile ilişkisi koparılır ve tanımlayıcı niteliklerini kaybetmeleri sağlanır.

Dijital Ortamda/Sunucularda Ortamın Tutulan Kişisel Veriler İçin Anonim Hale Getirme Yöntemleri:

Maskeleme: Veri maskeleme kişisel verilere yetkisiz kişiler tarafından erişilmesini engellemek amacıyla anlaşılmaz hale getirilmesidir. Bu yöntem kurumda bulunan gizli ve hassas bilgilerin kurum içerisine ve kurum dışarısına sızmasını, kötü niyetli kişilerce ele geçirilmesini engellemek amacıyla kullanılmaktadır. Veri maskelemede veri formatı değiştirilmez sadece değerler değiştirilir ancak bu değişim herhangi bir şekilde tespit edilmeyecek ve geri döndürülmeyecek şekilde yapılmaktadır. Ayrıca kimlerin hangi verilere ulaşabileceği belirlenerek sadece yetkisi olan kişilerin görmesi gereken bilgileri görmesi ve diğer bilgilerin maskelenmesi sağlanır.

8. KİŞİSEL VERİLERİ SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ tarafından, faaliyetler kapsamında işlenmekte olan kişisel verilerle ilgili olarak;

⦁ Süreçler bağlı olarak gerçekleştirilen faaliyetler kapsamındaki tüm kişisel verilerle ilgili kişisel veri bazında saklama süreleri ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ Kişisel Veri İşleme Envanterinde;

⦁ Veri kategorileri bazında saklama süreleri VERBİS’e kayıtta;

⦁ Süreç bazında saklama süreleri ise Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikasında yer alır.

Söz konusu saklama süreleri üzerinde, gerekmesi halinde ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ’nce güncellemeler yapılır.

8.1 Saklama ve İmha Süreleri

Kişisel veri saklama ve imha süreleri, aşağıda süreç – saklama süresi – imha süresi olarak gösterilmiştir.

• Hasta Kayıt ve Tedavi Süreçlerinin Yürütülmesi-Sürecin tamamlanmasından itibaren 20 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Hastane Laboratuvar Süreçleri-Sürecin tamamlanmasından itibaren 30 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Lokasyon verisi 10 Yıl- Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Hastane Finans - Muhasebe Süreçleri-Sürecin tamamlanmasından itibaren 10 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• İnsan Kaynakları Süreçlerinin Yürütülmesi-İş akdinin sona ermesini takiben 10 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• İşlem Güvenliği Bilgileri -10 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Çevrimiçi Ziyaretçilere İlişkin Trafik Bilgileri / Çerez Bilgileri Süreçlerinin Yürütülmesi- 2 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Felsefi İnanç, Din, Mezhep Ve Diğer İnançlar- Defin işlemi gerçekleşene kadar
• Ziyaretçi Kaydı-Kaydın tamamlanmasını takiben 1 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Kamera Kayıtları- 2 Ay-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Sözleşmelerin Hazırlanması ve İfa Faaliyeti-Sözleşmenin sona ermesini takiben 10 yıl-Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Çağrı Merkezi kayıtları 3 Yıl- Saklama süresinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde
• Ceza Mahkumiyeti ve Güvenlik Tedbirlerine İlişki bilgiler iş akdi süresince- İş akdinin bitimini takip eden ilk periyodik imha süresinde

8.2 Veri İmha Süreleri

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, Kanun, ilgili mevzuat, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası, diğer hazırladığı politikalar ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünün ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde, kişisel verileri siler, yok eder veya anonim hale getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’üncü maddesine istinaden ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ’ne başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

⦁ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ talebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ’nin talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve Kişisel Veri Başvuru ve Yanıt Prosedürü uygun olarak yapmış olması gerekir.

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, her halde yapılan işlemle ilgili ilgili kişiye bilgi verir.

⦁ Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ tarafından Kanunun 13’üncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

9. PERİYODİK İMHA SÜRESİ 

Kanunda yer alan kişisel verilerin işlenme şartlarının tamamının ortadan kalkması durumunda; ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, işleme şartları ortadan kalkmış olan kişisel verileri işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikasında belirtilen ve tekrar eden aralıklarla re ‘sen gerçekleştirilecek bir işlemle siler, yok eder veya anonim hale getirir.

Periyodik imha süreçleri ilk kez 28.09.2020 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder.

10. POLİTİKANIN YAYINLANMASI VE SAKLANMASI VE GÜNCELLENMESİ 

Politika, ıslak imzalı ve elektronik ortamda olmak üzere iki farklı ortamda yayınlanır, ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ’nin internet sayfasında kamuya açıklanır. Basılı kâğıt nüshası da Hastane Yönetim Kurulunca veya Kişisel Veri Yöneticisi tarafından dosyada saklanır.

Politika, ihtiyaç duyuldukça gözden geçirilir ve gerekli olan bölümler güncellenir.

11. UYUM VE DEĞİŞİKLİKLER

ÖZEL KAPADOKYA HASTANESİ, Mevzuat hükümleri gereği ya da şirket politikası gereği kişisel verilerin saklanması ve imha politikasında değişiklik yapma hakkına sahiptir.

İşbu protokol 28/10/2020 Tarihinde yayınlanmış olup herhangi bir değişiklik yapılmamıştır.